Gestion administrative et dématérialisation des procédures

La gestion administrative d'une entreprise subit une véritable transformation avec l'avènement du numérique.
Publié le 17/05/2016

Le numérique a bouleversé la façon dont on traite les tâches administratives :

  • dématérialisation des procédures,
  • nouveau mode de gestion du personnel 
  • digitalisation des appels d’offres font désormais partie du travail quotidien des institutions publiques comme des entreprises.

Voici les trois principales transformations qui concernent les tâches administratives à l’ère du digital.

Dématérialisation des procédures : améliorer et rationaliser les services

La première révolution numérique de l’administration consiste à la dématérialisation des procédures. La création de documents d’identité s’effectue en partie en ligne. La plupart des services publics spécialisés (bibliothèques, piscines, universités) ont une interface permettant de gérer inscriptions, réservations de documents, accès à l’information, etc. Quant à la plateforme des marchés publics de l’Etat, elle est  devenu un dispositif essentiel pour la gestion des appels d’offres. Certaines interfaces, dont celle de Pôle Emploi et des services fiscaux ont intégré services de messagerie, agendas et paiements en ligne, avec des modules 100% web. 

Rares sont les services administratifs qui continuent de gérer facturation et suivi des dossiers en version papier. L’ensemble de ces procédures est généralement centralisé grâce à des outils de Cloud (Google Drive ou Dropbox par exemple) ou dans des solutions de Gestion de la Relation Client (qu’on retrouve sous l’acronyme CRM). Ces plateformes qui permettent une rationalisation du suivi en interne facilitent aussi le traitement en direct avec le client, que ce soit sur le plan de la vente, du marketing ou du service.

Où en êtes-vous de votre digitalisation ?

Une nouvelle façon de gérer les ressources humaines

Autre bouleversement dans le secteur administratif : la digitalisation des Ressources Humaines. Les réseaux sociaux professionnels comme Linkedin ou Viadeo jouent un rôle très important dans certains secteurs, en particulier pour les services B2B et pour les acteurs de la communication et de l’économie numérique. Quant aux offres d’emplois publiées sur Internet, elles oscillent entre deux tendances : spécialisation (par secteur, compétence ou catégorie socio-professionnelle) et personnalisation. La première tendance est incarnée par les plateformes qui donnent accès à des offres d’emplois pour un nombre limité d’individus. Les grandes écoles ont pour la plupart leur interface d’offres d’emplois réservée à leurs élèves ou anciens élèves ; d’autres sites se concentrent sur un segment, comme l’APEC, spécialisé dans le recrutement des cadres. L’autre tendance est à la spécialisation en fonction des profils. Plusieurs services tels que Cadremploi travaillent sur la conception d’algorithmes pour améliorer le “profilage” des candidats à l’emploi et leur proposer l’offre idéale en fonction de leur profil. 

Autre changement dans les ressources humaines : l’apparition de services de mesure du temps passé sur les tâches. Citons par exemple Harvest, application qui permet un suivi du temps consacré aux projets gérés. 

L’“uberisation”, un phénomène qui touche aussi les secteurs administratifs

La dernière tendance notable en matière de gestion administrative est le recours à des sociétés tierces prestataires reposant sur des professionnels en freelance qui s’emparent d’un secteur réservé jusque-là soit à des services en interne soit à des cabinets prestataires. 

Réunis sur des plateformes comme Ooreka, Hopwork ou encore Fred de la Compta, les acteurs de l’uberisation de l’administration concernent à la fois les services de comptabilité et facturation, le recrutement ou encore le standard téléphonique. 

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